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Software STR VISION TIME: gestione progetti e attività, contabilità studio, clienti, qualità


Per il professionista dell’edilizia e delle costruzioni serve uno strumento software innovativo e adeguato per le esigenze peculiari dello studio tecnico e della società di progettazione, che consenta di razionalizzare passaggi e procedure e, soprattutto, gestire al meglio la risorsa tempo. A questo serve STR VISION TIME, la nuova versione della piattaforma di STR, la Business Unit di INNOVARE24 (Gruppo 24 ORE), leader nella produzione di soluzioni informatiche per le imprese e i professionisti in ambito edile e impiantistico, frutto di oltre 10 anni di collaborazione con gli studi professionali che operano nel settore contabile, fiscale, societario e paghe.
Abbiamo sottoposto STR VISION TIME al nostro test, passando al vaglio l’intero processo di gestione operativa e amministrativa dei dati e documenti di contabilità aziendale, strutturato per alleggerire il carico di lavoro del professionista con un sistema di utilizzo semplice e intuitivo in tutte le fasi di elaborazione e realizzazione del progetto.

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Caratteristiche tecniche

Forte delle sue caratteristiche di utilizzo flessibili e modulari, STR VISION è un sistema completo articolato su diversi moduli in funzione della tipologia di utente – principalmente studi professionali, imprese di costruzione e impiantistiche, enti pubblici e committenti – e sulle differenti aree applicative richieste (amministrativa, tecnica, gestionale, ecc.).
Come recita il nome, STR VISION TIME gioca sul fattore tempo per migliorare le performance dello studio professionale e renderlo competitivo, a partire dalla gestione amministrativa, contabile e fiscale. STR VISION TIME è una soluzione integrata che grazie a potenti funzioni di CRM (Customer Relationship Management) permette ai professionisti dell’edilizia e dell’impiantistica di definire i workflow delle pratiche, gestire progetti e attività organizzando le risorse e pianificando il loro lavoro nel tempo, definire il budget e la contabilità.

Funzionalità
Il cuore del sistema organizzativo delle attività dello studio è l’Agenda, che con STR VISION TIME diventa uno spazio flessibile e interattivo sul quale convergono le attività di tutti gli operatori di studio coinvolti dei diversi progetti. Oltre che per svolgere le esigenze più comuni, come pianificare l’agenda e caricare l’attività svolta in una parcella, controllare la contabilità della pratica o commessa e l’incasso delle fatture proforma, gestire le comunicazioni (telefonate, sms, e-mail, documenti eccetera) e tenerne traccia, monitorare l’attività dei collaboratori valutandone l’efficienza e il corretto carico di lavoro, con STR VISION TIME l’agenda si trasforma automaticamente in prestazioni pronte per la parcellazione integrando i documenti e le prestazioni associate, il tempo e le attività. In modo rapido e funzionale è possibile sviluppare l’intero controllo di gestione e conoscere la redditività delle pratiche e commesse svolte, partendo da una homepage lineare e facile da utilizzare come chiave di accesso a tutti i servizi e le funzionalità: è infatti suddivisa nelle aree Lavoro (per inserire, cercare e stampare le informazioni, configurare l’ambiente di lavoro e sincronizzare il palmare), Controllo (per trovare le pratiche/commesse non movimentate, le fatture da incassare, consultare le statistiche e monitorare gli indicatori di performance), e Imparo (area e-learning per l’apprendimento con guida in linea e tutorial audiovisivi), tre sezioni intuitive che consentono anche al professionista meno esperto di sfruttare le opportunità funzionali di STR VISION TIME senza bisogno di una formazione ad hoc.

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Caratteristiche operative

La semplicità di utilizzo operativo e la possibilità di lavorare in un ambito integrato, con l’aggiornamento in tempo reale di dati e informazioni, è la caratteristica principale di STR VISION TIME. La struttura è composta da moduli specializzati e schede specifiche di lavoro che permettono di analizzare le diverse voci di attività, ed è dotata di un sistema di Business Intelligence: un assetto che semplifica e rende rapido lo scambio, il confronto e l’organizzazione dei dati.
Nel sistema troviamo quindi la scheda Anagrafica, che consente di conoscere il cliente e di mapparne i contatti e gli interscambi nel tempo rendendoli di rapida consultazione: le informazioni raccolte non riguardano solo il recapito, i dati fiscali e bancari, il marketing, l’accesso web, ma si estendono a creare una vera e propria analisi che raccoglie e utilizza le informazioni a fini statistici, ordinate per data e origine del primo contatto, dimensione dell’azienda, segmento di mercato, appartenenza a un gruppo societario o famigliare, eccetera; a questo si aggiungono le funzioni di CRM (acronimo di Customer Relationship Management), che consentono di estrarre efficacemente liste e contatti utili per l’invio periodico di circolari informative, e-mail, sms, auguri, stampa etichette o effettuare una ricerca full text usando una o più parole chiave.
La scheda Pratica/Commessa permette di consultare immediatamente soggetti e sottoschede specifiche per la gestione dei dati amministrativi con la praticità di un fascicolo elettronico che contiene referenti interni ed esterni, attività, documenti, e-mail, situazione contabile e fatture.
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Un ruolo centrale lo gioca l’Agenda, nella quale ogni annotazione diventa un dato utile per il controllo del processo, valorizzabile e pronto da utilizzare per la redazione e stampa della parcella senza dover effettuare doppi inserimenti. STR VISION TIME permette anche di effettuare la valorizzazione attraverso voci libere, a tempo, prese dal tariffario o da un listino personalizzabile per cliente o gruppo di clienti, in qualunque combinazione, con elevata flessibilità. Le ore lavorate possono essere caricate a prescindere dalla fatturabilità, generando costi e permettendo così di calcolare la marginalità della pratica/commessa. Fra i plus citiamo poi la possibilità di lavorare in modo integrato sull’intera raccolta di dati e informazioni fra prestazioni e Agenda: aprendo un documento si vede la prestazione e attraverso l’Agenda si può ottenere l’elenco dei documenti da produrre, oppure aprire quelli già redatti senza perdite di tempo, oltre a tenere traccia delle movimentazioni di libri di terzi affidati allo studio per adempimenti normativi.
Il modulo Controllo del carico di lavoro, progettato secondo le linee guida della norma ISO 9001:2000, facilita la gestione dell’utilizzo delle risorse umane nelle diverse attività dello studio traducendo l’effettivo carico di lavoro di ciascun operatore in visualizzazioni grafiche di lettura facile e immediata, consentendo eventuali riequilibri nella suddivisione degli incarichi.
L’elemento tempo in rapporto a costi e prestazioni è regolato dal Timesheet, documento precompilato con i dati estratti direttamente dall’agenda e cumulativo di tutti gli interventi legati alla stessa attività sviluppata anche su più giorni diversi. Grazie al Timesheet il professionista conosce in qualsiasi momento il consumo di tempo attraverso timer automatici che scattano in attività di routine come telefonate, invio di una e-mail o la creazione di un documento.
Il sistema di Organizzazione studio genera automaticamente gli avvisi di parcelle e fatture, sia di acconto che di presentazione, parziali o finali, con una finestra interattiva capace di simulare varie ipotesi di importi di onorario, confrontare i valori a tempo con quelli da tariffa, ricalcolare il totale per tenere conto di vincoli a forfait o scorporare un determinato totale imposto. Grazie al sistema flessibile di fatturazione è possibile poi cumulare in un solo documento le prestazioni legate a più pratiche/commesse in un certo periodo o raccogliere varie fatture proforma, caricare prestazioni extra pratica/commessa (telefonate, incontri, eccetera), controllare gli insoluti delle proforma e il numero dei solleciti, creare parcelle o preventivi in base alle voci del tariffario, delle attività o delle procedure standard, emettere fatture periodiche, stampare i dati utili per la compilazione degli studi di settore, suddividendo l’incassato nell’anno per tipologia di cliente e di pratica/commessa e analizzare il fatturato con subtotali.
Altra caratteristica operativa di STR VISION TIME è la gestione documentale per la produzione e l’archiviazione dei documenti in Word e OpenOffice così come autocomporre documenti o e-mail direttamente con i dati del cliente o della pratica-commessa senza dover effettuare ogni volta la reimmissione dei dati. Inoltre il lavoro di archiviazione e gestione è più leggero per il professionista e il suo staff grazie alla possibilità di catalogare documenti preesistenti, protocollare la corrispondenza in arrivo o i documenti di terzi ricevuti in custodia, catalogare le e-mail ricevute e spedite con Outlook/Entourage, controllare l’accesso al documento all’autore, ai referenti o a un gruppo di persone e gestire il ciclo di vita del documento e delle sue revisioni. Altro elemento da tenere in considerazione è che STR VISION TIME mette a disposizione delle procedure standard, e conseguenti modelli di documenti, costituite da attività tra loro correlate e tempificate.
Con il modulo Controllo di gestione il professionista può monitorare costantemente i dati ricevuti e tutti i parametri vitali delle attività del proprio studio, dalle attività scadute o inevase alle pratiche/commesse non movimentate, dal controllo della situazione contabile (per verificare in quali pratiche/commesse o clienti le ore lavorate abbiamo superato le previsioni di budget, il credito abbia superato una certa soglia oltre la quale è opportuno fatturare, lo stato delle fatture da incassare in rapporto al fido del cliente) alla misurazione della Marginalità assoluta e percentuale per ASA (Area strategica di attività), Segmento di mercato e Gruppo di Cliente, un percorso particolarmente importante che consente di arrivare alla definizione di un Piano di sviluppo strategico di studio e valutare se proporre nuovi servizi ai clienti esistenti o allargare servizi esistenti a nuovi clienti. Con il modulo Biblioteca, infine, viene gestito l’intero patrimonio bibliografico dello studio con la catalogazione di libri, riviste, banche dati, rassegne stampa e ricerche su Internet, tutto materiale documentario che viene collegato direttamente alle pratiche/commesse interessate senza perdere tempo in ricerche e verifiche.

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TABELLA
I PLUS

1. semplice da utilizzare e flessibile nella personalizzazione
2. facile da apprendere grazie all’interfaccia che permette di lavorare massimizzando efficienza e produttività
3. completo in quanto copre tutte le funzionalità tipiche di uno studio professionale
4. affidabile grazie alla gestione dei dati con Microsoft SQL o Oracle e la profilazione degli utenti
5. innovativo grazie alla possibilità di lavorare in remoto

 

 

 

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Telefono 03765521
Fax 0376550180
mail@str.it



Sito web:
www.str.it





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