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Categorie:   Gestione e contabilità cantiere, Progettazione impiantistica, Servizi di consulenza, Sicurezza e manutenzione
PROJECT ARCHIVIA - PROJECT

PROJECT ARCHIVIA

Il Software per l'Archiviazione di Documenti

PRESENTAZIONE TECNICA

Project Archivia è un software di gestione documentale elettronica per l'azienda. Infatti, una delle osservazioni più ricorrenti sui documenti aziendali è la seguente: i documenti sono uno dei beni trascurati in ogni organizzazione. Se poi con “Documenti” non intendiamo solo i documenti di Word, ma anche fogli elettronici, presentazioni, lettere, appunti, programmi, immagini, e così via, ci rendiamo subito conto che molto della conoscenza, del patrimonio e dell’organizzazione aziendale è contenuto al loro interno e non vanno trattati con indifferenza.

La “Gestione Documentale Elettronica” è precisamente quanto è necessario ad aziende ed individui per estrarre più valore dai documenti stessi e fornisce il modo alle persone per interagire, lavorare e ricercare, il tutto senza abbandonare i tradizionali applicativi di Office 2003 e del gestionale Project.

La “Gestione Documentale Elettronica” si prefigge di fornire un sistema con cui gli utenti possono reperire i documenti di loro interesse con facilità.


I Moduli di Project Archivia
GESTIONE DOCUMENTI / CALENDARI CONDIVISI E GESTIONE APPUNTAMENTI
GESTIONE DOCUMENTI E COLLEGAMENTO AL VOSTRO SW GESTIONALE
RUBRICA CONDIVISA E COLLEGAMENTO AL VOSTRO GESTIONALE
MODULO INSERIMENTO DOCUMENTI MEDIANTE UTILIZZO DI BARCODE
DOCUMENTI@MAIL


GESTIONE DOCUMENTI / CALENDARI CONDIVISI E GESTIONE APPUNTAMENTI
Il modulo facilita notevolmente la ricerca, l’ordinamento e la visione dei documenti, riducendo drasticamente i tempi morti connessi alla ricerca delle informazioni.
Consente una facile personalizzazione in tutte le sue parti ed è integrabile con gli applicativi della famiglia Microsoft Office 2003.
I documenti possono essere riservati ad alcuni utenti per le operazioni di modifica ed aggiornamento.
Un utente o il gestore di un sito può aggiungere un avviso ad una o più librerie di documenti, ricevendo in questo modo una e-mail quando avvengono dei cambiamenti.
É prevista la possibilità di reperire da parte degli utenti i documenti di loro interesse con facilità; ogni utente viene individuato univocamente, permettendo così ad un’amministratore di limitarne eventualmente l’accesso.
Il modulo permette inoltre di creare calendari condivisi con appuntamenti ed eventi relativi a gruppi di utenti, visibili da tutti gli interessati e consultabili anche da outlook 2003.





GESTIONE DOCUMENTI E COLLEGAMENTO AL VOSTRO SW GESTIONALE
Il programma consente l’inserimento automatico in Project Archivia di documenti collegati a registrazioni contabili, effettuate da Prima Nota o di documenti (ordini, bolle e fatture, ecc.) registrati dal gestionale.
Il modulo sincronizza automaticamente ed in tempo reale le informazioni condivise tra gestionale e Documenti archiviati.
Inoltre, molteplici campi di ricerca relativi al singolo documento vengono inseriti automaticamente senza l’intervento dell’utente per facilitare ed accelerare il reperimento successivo dei documenti stessi.
I documenti prodotti dal gestionale (documenti di vendita) vengono automaticamente convertiti in pdf ed inseriti nel documentale con i campi di ricerca ed è possibile definire quali categorie documenti occorre esportare (bolle, fatture da bolle, rapportini, ecc..) e quali non considerare.





RUBRICA CONDIVISA E COLLEGAMENTO AL VOSTRO GESTIONALE
Questo Modulo consente di condividere per tutta l’azienda le rubriche presenti nel gestionale Project ed interfacciarle con Microsoft ® Outlook 2003.
E’ possibile creare Rubriche di contatti condivise per avere un unico insieme di rubriche aziendali, eliminando le singole rubriche personali tutte diverse e scarsamente aggiornate.
Con il collegamento al gestionale Project è possibile utilizzare come rubriche direttamente le anagrafiche di clienti, fornitori ed indirizzi vari presenti all’interno del gestionale stesso.
Le rubriche di Project sono sincronizzate direttamente con il documentale, trasferendo automaticamente tutte le modifiche riguardanti Clienti e Fornitori, senza alcuna digitazione.





MODULO INSERIMENTO DOCUMENTI MEDIANTE UTILIZZO DI BARCODE
Il modulo di inserimento documenti mediante utilizzo di barcode semplifica notevolmente la fase di archiviazione di documenti cartacei provenienti dal gestionale.
In fase di registrazione di un documento o di un movimento contabile viene automaticamente generata un’etichetta con un codice a barre che deve essere attaccata alla prima pagina del documento.
A questo punto un software di riconoscimento automatico dei codici a barre è in grado di riconoscere automaticamente i documenti cartacei, capendo da quante pagine sono formati e a quale registrazione del gestionale sono abbinati riducendo il processo di archiviazione ad un’unica scansione di tutto il pacco dei documenti.
E’ possibile stampare le etichette anche per documenti precedentemente registrati nei gestionali, archiviando velocemente anche i documenti cartacei degli anni precedenti.
Il software di riconoscimento è in grado di riconoscere numerosi tipi di codici a barre (Code 39, Code 128, Codabar, Ean 8, Ean 13, ed altri) e mostra un’analisi dettagliata di tutte le operazioni effettuate, sia in fase di riconoscimento che in quella di inserimento nel documentale.





DOCUMENTI@MAIL
Il presente modulo invia per e-mail documenti generati con il Gestionale Project (Bolle, Fatture, Ordini, ecc.).
Il modulo consente di parametrizzare le tipologie di documenti già presenti nel gestionale, individuando quelle spedibili per e-mail.
E’ stata predisposta una stampa dei documenti che a causa della mancanza dell’indirizzo e-mail nelle anagrafiche, non è possibile inviare.
L’invio dei documenti avviene direttamente dal gestionale, senza l’utilizzo di software aggiuntivo e per ogni documento spedito viene automaticamente generata ed archiviata una copia pdf dello stesso.
E’ possibile comporre un messaggio personalizzato da allegare alle mail inviate utilizzando l’editor allegato al modulo.
E’ possibile allegare file supplementari ad ogni singola mail, per incorporare promozioni, offerte o altre vostre comunicazioni.
Un apposito report consente di tenere traccia dei documenti inviati e di registrare eventuali problemi nella composizione del messaggio.


CARATTERISTICHE E PRESTAZIONI

L’architettura
L’utilizzo del sistema operativo Microsoft Windows System 2003 e dell’infrastruttura Sharepoint Windows Services, garantisce stabilità e sicurezza grazie alla possibilità di aggiornare automaticamente il sistema da Internet.


Accesso Mediante Internet Explorer
L’accesso all’applicativo avviene mediante Microsoft® Internet Explorer 6, e non richiede pertanto configurazioni o installazione di software supplementare sulle macchine client.


Accesso e ricerca facilitata per tutti i membri.
Oltre a garantire un punto di accesso univoco centrale, la “Gestione Documentale Elettronica” facilita notevolmente l’ordinamento e la visione dei documenti, riducendo drasticamente i tempi morti connessi alla ricerca delle informazioni.
E’ infatti possibile filtrare o raggruppare i documenti in base alle proprie esigenze.


Integrazione con applicativi Office 2003
Tutti i documenti generati con Office 2003 possono essere aperti direttamente dalla procedura che si occupa di richiamare l’applicazione Office 2003 associata. E’ possibile inoltre inserire i valori dei campi di ricerca direttamente dagli applicativi Office.


Sicurezza
Ogni utente viene individuato univocamente mediante Login, permettendo così ad un amministratore di limitarne eventualmente l’accesso ove sia necessario garantire protezione e riservatezza su dati sensibili.


Help in linea
La semplicità d’uso del programma non richiede particolare istruzione. Tuttavia è disponibile in ogni momento un help in linea che guida l’utente nelle operazioni più complesse.


Database Microsoft Sql Server
L’utilizzo di database Microsoft Sql Server come archivio di memorizzazione documenti, costituisce un punto di forza e sicurezza, garantendo inoltre l’esecuzione automatica di copie giornaliere dei dati sensibili.


Personalizzazioni
La “Gestione Documentale Elettronica” consente una facile personalizzazione in tutte le sue parti. Aggiungere una libreria di documenti, un campo di ricerca o altro, sono operazioni semplici ed intuitive, che possono essere fatte dal cliente senza la necessità dell’intervento di un tecnico Project.


PARTICOLARI COSTRUTTIVI

GALLERIA IMMAGINI


È UN PRODOTTO

PROJECT
VIA DELLA QUERCIA, 1
4782 Santarcangelo Di Romagna (RN)
Italy
Tel. 0541 622248

- 0541 622484 (assistenza tecnica)
Fax 0541 622258



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